Lions Clubs Internationalin jäsenkeskus   Lionien verkkoradio    |   Videot Videot
Alkaen 1. tammikuuta 2018, uudet klubit voidaan perustaa ainoastaan verkossa MyLCI:n kautta. Tämä muutos tulee nopeuttamaan klubien perustamisprosessia hallituksen lokakuussa 2016 hyväksymän säännön mukaisesti. Ota yhteyttä osoitteessa NewClubs@lionsclubs.org jos sinulla on kysyttävää.
Siirry pääsisältöön
Lions Clubs International Lions Clubs International
Siirry alatunnisteeseen

Piirin vuosikokouksen suunnittelu

Piirin vuosikokouksen suunnittelu

Alla kuvattu yksinkertainen tapahtumasuunnitteluprosessi auttaa upean vuosikokouksen järjestämisessä piirinne lioneille. Tehkää yhteistyötä piirikuvernööritiimin kanssa. Se hoitaa vuosikokouksessa käsiteltävät seuraavat piirin asiat:  päätökset, ilmoitukset ja vaalit sekä tunnustuksen antaminen piirin lionien ja klubien saavutuksista.   

Kokoussuunnittelussa on seuraavat osat: ihmiset, valmistelu, suunnittelu, ohjelma ja mainostus.

Seuraavat asiakirjat ja mallilomakkeet ovat muodossa, jota on helppo muuttaa oman piirin erityistarpeiden perusteella. Monet näistä välineistä ovat lähtöisin piireistä, joissa jo järjestetään onnistuneita kokouksia vuosittain.

IHMISET: Vuosikokoustoimikunta

Siinä on kaksi pääryhmää: asiatiimi ja tuotantotiimi. Seuraavista tehtäväkuvauksista voi olla apua tiimin rakentamisessa.  Yksi henkilö voi hoitaa useampia tehtäviä.  

Asiatiimi

  • Vuosikokousjohtaja (DA-CNV JDCC) – Toimii piirikuvernöörin toiminnanjohtajana vuosikokouksen ajan.
  • Piirikuvernööri (DA-CNV JDDG)  – Piirikuvernöörin tehtävä vuosikokoustoimikunnan jäsenenä on johtaa asiakokousta, antaa tunnustusta piirin lioneille sekä toimia vierailevien puhujien ja esittäjien isäntänä.  
  • Talousjohtaja (DA-CNV JDFC) – Hallitsee budjettia ja pitää tiimin muiden jäsenten kanssa raha-asiat kurissa ja järjestyksessä ilmoittautumisen hallinnasta aina loppuraportteihin.
  • Järjestämistoimikunnan puheenjohtaja (DA-CNV JDHCC)  – Johtaa ja hallitsee paikallisista lioneista koostuvaa ryhmää, jonka jäsenet ovat innokkaita toivottamaan muut lionit tervetulleeksi kotiinsa ja toimivat vapaaehtoistyövoimana tapahtumassa.
  • Markkinointi- ja viestintäjohtaja (DA-CNV JDMCC) – Tämä lion suunnittelee ja toteuttaa mainontasuunnitelman, tapahtumien kyltit ja vuosikokouksen opasvihkosen.
  • Ohjelmajohtaja (DA-CNV JDPC) – Johtaa tuotantotiimiä ja hoitaa jokaisen ohjelmanumeron logistiikan avajaisvastaanotosta viimeiseen pääpuheeseen.  

Tuotantotiimi

Tuotantotiimiä johtaa vuosikokouksen ohjelmajohtaja, joka järjestää parhaat puhujat, viihdyttäjät ja seurustelutapahtumat tiiviissä yhteistyössä liiketoimintatiimin kanssa.   Myös järjestämistoimikunta tekee tiivistä yhteistyötä tämän tiimin kanssa tai kattaa kaikkien tapahtumien logistiikan työskentelemällä näissä tehtävissä. 

  • Yleis- ja asiaistuntojen koordinaattori – Auttaa suurten, vieraita ja pääpuhujia käsittävien ryhmäistuntojen logistiikassa.  Varmistaa, että piirin asiat, päätökset ja vaalit tehdään kansainvälisen ja piirin käytäntöjen mukaisesti, työskentelemällä suoraan piirikuvernöörin kanssa.
  • Erillisistuntojen ja seminaarien koordinaattori – Tuo asiaankuuluvia seminaareja lioneille pienryhmissä.  
  • Juhlaillallisen/aterioiden ja viihdetapahtumien koordinaattori – Koordinoi ruokalistat ja tavoitteelliset ateriat, olipa kyseessä seurustelu-, tunnustus- tai juhla-ateria.  Tuo hienoja paikallisia lahjakkuuksia viihdyttämään piirin lioneja tiiviissä yhteistyössä järjestämistoimikunnan kanssa.
  • AV-koordinaattori ja data-asiantuntija – Johtaa erikoistehostetiimiä, joka lisää säpinää kaikkiin tapahtumiin valaistuksen, äänilaitteiden, videon ja mediaesitysten avulla.   Toimii myös vuosikokoushenkilökunnan tietokone- ja teknisenä tukena sekä auttaa vierailevia puhujia esitysten kanssa.
  • Varainkeruu- ja palveluhankekoordinaattori – Varmistaa, että varainkeruu tapahtuu mukavissa merkeissä.
  • Oheisohjelmakoordinaattori – Suunnittelee hauskaa tekemistä tai sivuretkiä lionien perheille ja seuralaisille, jotka voivat olla toisessa kohteessa.

Vuosikokoustiimin VALMISTELU

Kerätkää tietoja, jotka ohjaavat onnistuneen tapahtuman järjestämisessä.  Hankkikaa palautetta aiempien vuosikokousten osanottajilta ja poisjääneiltä.

Suositeltuja kyselyjä:

Piirin lionien vastaukset ja näkemykset saattavat antaa tiimille tilaisuuden kehittää uusia ideoita vuosikokouksen ohjelmaan ja logistiikkaan. 

Järjestäkää lioneille asianmukaista OHJELMAA

Laatikaa tiiviissä yhteistyössä piirikuvernööritiimin kanssa ohjelma, jolla on merkitystä piirin lioneille. Innostakaa lioneja palaamaan kotipaikkakunnalleen innokkaina tarjoamaan paikallista palvelua, parantamaan omia johtamistaitojaan ja kertomaan liontoiminnasta muille paikkakunnan johtajille.    

Aloittakaa suunnitteluprosessi seuraavien vinkkien ja välineiden avulla. Käyttäkää lähtökohtana toimikunnan asettamia tavoitteita ohjelmallenne.  

SUUNNITELKAA hämmästyttävä vuosikokous!

Tiimi on koossa ja toimintavalmis, ja piirinne lionit ovat kertoneet, mitä he haluavat saada irti piirin vuosikokouksesta.  Asia- ja tuotantotiimit tarvitsevat pääsuunnitelman eli aikataulun, jonka avulla pystytte keskittymään olennaiseen, kuten budjettiin, sekä tehtävälistan, jonka avulla kukin johtaja ja koordinaattori pystyy hoitamaan vastuualueitaan.

Seuraavat välineet toimivat malleina, joiden avulla pääsette alkuun.  Valitkaa osa-alueet, joihin haluatte keskittyä.

Vuosikokouksen puheenjohtaja

Piirikuvernöörin asiaistunto-/vaalitiimi

Talousjohtaja (ja ilmoittautuminen)

Järjestämistoimikunnan johtaja ja järjestämistoimikunta

Ohjelmatiimin välineet

Audiovisuaaliset välineet

MAINOSTAKAA tapahtumaa

Markkinointi- ja viestintävälineet

callout section

Siirry alkuun