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Comment planifier un congrès de district

Comment planifier un congrès de district

Le processus de planification d'événements simple décrit ci-dessous aidera votre équipe à accueillir une convention exceptionnelle pour les Lions de votre district. Collaborez avec l'équipe du gouverneur de district qui gère les activités de district à effectuer lors de la convention :  résolutions, rapports et élections, ainsi que la reconnaissance des réalisations des Lions et des clubs du district.   

La planification de convention incluent les composantes suivantes : les personnes, la préparation, la planification et la promotion.

Les documents et les exemples de formulaire ci-dessous sont fournis dans un format que vous pouvez facilement ajuster aux besoins spécifiques de votre district. Un grand nombre de ces outils provient de districts qui ont déjà organisé des conventions annuelles réussies.

LES PERSONNES : la commission chargée de la convention

Les deux principaux groupes sont : l'équipe fonctionnelle et l'équipe de production. Vous trouverez ci-dessous des descriptions de poste qui vous aideront à constituer votre équipe.  Une même personne peut remplir plusieurs fonctions.  

L'équipe fonctionnelle

  • Le président de commission chargé de la convention (DA-CNV JDCC) : fait fonction de directeur des opérations du gouverneur de district pour la convention.
  • Gouverneur de district (DA-CNV JDDG) : son rôle spécifique en tant que membre de la commission chargée de la convention est de présider la réunion de travail, de valoriser les Lions du district et d'accueillir les conférenciers et les animateurs invités.  
  • Président de la commission des finances (DA-CNV JDFC) : gère le budget et collabore avec le reste de l'équipe pour garantir une maîtrise des finances, de la gestion des inscriptions à la production des rapports finaux.
  • Président du comité d'accueil (DA-CNV JDHCC) : dirige et encadre le groupe des Lions locaux désireux d'accueillir d'autres Lions à leur domicile et de fournir des bénévoles pour l'événement.
  • Président des commissions marketing et communications (DA-CNV JDMCC) : ce Lion est responsable de la planification et de l'exécution d'un plan promotionnel, de la signalétique de l'événement et du livret de la convention.
  • Président de commission de programme (DA-CNV JDPC)  : dirige l'équipe de production pour gérer la logistique de chaque fonction de programme, de la réception d'ouverture au discours de clôture.  

L'équipe de production

L'équipe de production est dirigée par le président chargé du programme de la convention qui travaille en lien étroit avec l'équipe de fonction pour fournir les meilleurs conférenciers, les meilleurs spectacles et les meilleures activités pour encourager l'amitié.   Le comité d'accueil travaille également en étroite collaboration avec cette équipe ou directement dans ces postes pour couvrir les aspects logistiques de toutes les fonctions. 

  • Coordonnateur des séances plénières et de travail : assiste la logistique des grandes séances en groupe dans lesquelles interviennent des conférenciers d'honneur et invités.  Travaille directement avec le gouverneur de district pour garantir que les résolutions et les élections de district se déroulent en conformité avec les règlements internationaux et et de district.
  • Coordonnateur de séances en petits groupes et de séminaires : propose aux Lions des ateliers pertinents sous forme de séances en petits groupes.  
  • Coordonnateur de banquets/repas et d'événements festifs : coordonne les menus et les repas pour diverses occasions comme le lien social, la valorisation ou la célébration.  Travaille en étroite collaboration avec la commission hôte pour inviter des talents locaux lors des événements festifs à l'intention des Lions du district.
  • Coordonnateur audio vidéo et spécialiste informatique : dirige l'équipe des effets spéciaux dans les domaines de l'éclairage, du son, de la vidéo et des présentations multimédias pour ajouter du peps à toutes les fonctions.   Fournit également une assistance informatique/technique au personnel de la convention et aux conférenciers invités pour leurs présentations.
  • Coordonnateur des collectes de fonds et des œuvres sociales : garantit le bon déroulement des collectes de fond.
  • Coordonnateur du programme des compagnons : organise des activités divertissantes ou des excursions, qui peuvent se dérouler hors site, pour les familles et les compagnons des Lions.

PRÉPARER l'équipe de la convention

Collectez des informations qui vous serviront de boussole pour l'organisation d'un événement réussi.  Recueillez les réactions des personnes qui ont participé ou n'ont pas participé aux conventions précédentes.

Propositions de questionnaires :

Les réponses et remarques fournies par les Lions du district peuvent fournir à l'équipe une occasion de trouver de nouvelles idées pour le programme et la logistique de la convention. 

Proposez aux Lions un PROGRAMME pertinent

Travaillez en étroite collaboration avec l'équipe du gouverneur de district pour créer un programme pertinent pour les Lions du district. Inspirez les Lions pour qu'ils retournent dans leur communauté rechargés d'énergie pour fournir les services communautaires requis, améliorer leur propres compétences d'encadrement et partager le sens de l'engagement des Lions avec d'autres dirigeants communautaires.    

À partir des objectifs définis par la commission pour votre programme, démarrez le processus de planification en vous aidant des conseils et outils fournis ci-dessous.  

PLANIFIEZ une convention exceptionnelle !

Votre équipe est constituée et prête à l'action et vous connaissez maintenant les attentes de Lions de votre district concernant le congrès de district.  Les équipes de fonction et de production ont besoin d'un plan directeur, d'un calendrier pour ne pas perdre de vue les priorités, avec notamment le respect du budget, ainsi que d'une liste de tâches pour aider chaque président de commission et coordonnateur à gérer ses responsabilités.

Les outils ci-dessous sont des propositions de modèles pour vous aider à mettre le pied à l'étrier.  Choisissez les domaines sur lesquels vous voulez mettre l'accent.

Président de commission chargé de la convention

Équipe chargée de l'élection/des séances formelles de gouverneur de district

Président des finances (et inscription)

Président du comité d'accueil et comité d'accueil

Outils pour l'équipe chargée du programme

Outils audiovisuels

Faites la PROMOTION de l'événement

Outils de marketing/communications

callout section

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