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So planen Sie einen Distriktkongress

So planen Sie einen Distriktkongress

Die im Folgenden beschriebene übersichtliche Vorgehensweise zur Veranstaltungsplanung hilft Ihrem Team bei der Organisation von gelungenen Kongressen für die Lions in Ihrem Distrikt. Arbeiten Sie mit dem Distrikt-Governor-Team zusammen, das sich um die Distriktangelegenheiten kümmert, die beim Kongress auf der Agenda stehen:  Beschlüsse, Berichte und Wahlen sowie Anerkennungen der Lions und Clubs des Distrikts.   

Zur Kongressplanung gehören fünf Komponenten: Menschen, Vorbereitung, Planung, Programm und Bekanntmachung.

Die unten aufgeführten Dokumente und Beispielformulare lassen sich in einem Format abrufen, das Sie ganz einfach für Ihren Distrikt anpassen können. Viele dieser Hilfsmittel wurden von Distrikten bereitgestellt, die bereits Jahr für Jahr erfolgreiche Kongresse durchführen.

MENSCHEN: Der Kongressausschuss

Es gibt zwei Hauptgruppen: das Geschäftsteam und das Produktionsteam. Im Folgenden finden Sie Vorschläge für Aufgabenbeschreibungen, die Ihnen bei der Zusammenstellung Ihres Teams helfen.  Eine Person kann mehrere Positionen übernehmen.  

Das Geschäftsteam

  • Beauftragte/r für Kongresse (DA-CNV JDCC) – fungiert als Projektleiter des Distrikt-Governors für den Kongress.
  • Distrikt-Governor (DA-CNV JDDG) – Die spezifische Rolle als Mitglied des Kongressausschusses besteht darin, bei den geschäftlichen Sitzungen den Vorsitz zu führen; würdigt die Lions des Distrikts sowie die Gastredner und Vortragenden.  
  • Finanzbeauftragte/r (DA-CNV JDFC) – verwaltet das Budget und arbeitet mit dem Rest des Teams zusammen, um alle Finanzaufgaben ordnungsgemäß zu bearbeiten, von der Anmeldung bis zur abschließenden Berichterstellung.
  • Beauftragte/r des Gastgeberausschusses (DA-CNV JDHCC) – leitet eine Gruppe lokaler Lions, die die externen Lions begrüßen und teilt freiwillige Helfer für die Veranstaltung ein.
  • Beauftragte/r für Marketing und Kommunikation (DA-CNV JDMCC) – Dieses Lions-Mitglied plant und gestaltet einen Marketingplan, Schilder für die Veranstaltung und das Handbuch mit dem Kongressleitfaden.
  • Programmbeauftragte/r (DA-CNV JDPC) – leitet das Produktionsteam, um die Logistik sämtlicher Programmpunkte von der Kongresseröffnung bis hin zum Abschlussvortrag zu organisieren.  

Das Produktionsteam

Das Produktionsteam wird von dem/der Programmbeauftragten des Kongresses geleitet, der/die eng mit dem Geschäftsteam zusammenarbeitet, um die besten Redner- und Unterhaltungsbeiträge sowie Fellowship-Events zusammenzustellen und zu organisieren.   Der Gastgeberausschuss arbeitet ebenfalls eng mit diesem Team zusammen, oder arbeitet direkt in diesen Positionen, um die logistischen Aspekte aller Punkte umzusetzen. 

  • Koordinator für Plenar- und Geschäftssitzungen – unterstützt die Logistik der großen Gruppensitzungen, bei denen Gast- und Hauptredner sprechen.  Arbeitet direkt mit dem Distrikt-Governor zusammen, um sicherzustellen, dass die Geschäftsaktivitäten des Distrikts, Beschlüsse und Wahlen gemäß den internationalen Richtlinien und Distriktvorschriften durchgeführt werden.
  • Koordinator für Arbeitsgruppensitzungen und Seminare – organisiert relevante Workshops für die Lions in kleineren Gruppenformaten.  
  • Koordinator für Bankette und Unterhaltungsveranstaltungen – koordiniert Menüs und Speisen entsprechend dem Anlass (soziales Event, Anerkennung, Festessen).  Arbeitet eng mit dem Gastgeberausschuss zusammen, um lokale Größen zur Unterhaltung der Lions des Distrikts zu verpflichten.
  • Audio-/Video-Koordinator und Datenexperte – leitet das Special-Effects-Team, das für die Beleuchtung, den Sound sowie Video- und Medienpräsentationen zuständig ist, um alle Programmpunkte noch attraktiver zu gestalten.   Übernimmt auch die technische Unterstützung und den Computer-Support für die Kongressmitarbeiter und Gastredner.
  • Koordinator für Fundraising und Hilfsprojekte – sorgt für den „Fun“ im Fundraising.
  • Koordinator für das Begleitprogramm – plant unterhaltsame Zusatzaktivitäten und Ausflüge für die Familien und Begleitungen der Lions, eventuell an anderen Standorten.

VORBEREITUNG des Kongressteams

Tragen Sie Informationen zusammen, die als richtungsweisender Kompass für eine erfolgreiche Veranstaltung dienen.  Holen Sie Feedback von Teilnehmern und Nichtteilnehmern vorangegangener Kongresse ein.

Empfohlene Umfragen:

Die Rückmeldungen und Ansichten der Lions aus dem Distrikt können für das Team eine wertvolle Hilfe zur Entwicklung neuer Ideen für das Programm und die Logistik des Kongresses sein. 

Stellen Sie ein sinnvolles PROGRAMM für die Lions zusammen

Arbeiten Sie eng mit dem Distrikt-Governor-Team zusammen, um ein Programm zusammenzustellen, das für die Lions des Distrikts relevant und attraktiv ist. Sorgen Sie dafür, dass die Lions wertvolle Inspiration für zukünftige Hilfsprojekte mitnehmen. Schaffen Sie Möglichkeiten zur Weiterentwicklung von Führungsqualitäten und zum Austausch über die Lions-Arbeit mit anderen Gemeindeführungskräften.    

Legen Sie die vom Ausschuss definierten Ziele für das Programm zugrunde, und nutzen Sie die unten angegebenen Tipps und Hilfsmittel, um mit der Planung zu beginnen.  

PLANEN Sie einen spannenden Kongress!

Ihr Team steht und die Lions Ihres Distrikts haben Ihnen mitgeteilt, was sie sich von der Teilnahme am Distriktkongress erhoffen.  Das Geschäfts- und das Produktionsteam benötigen einen Masterplan – einen zeitlichen Ablauf, um alle Prioritäten zu berücksichtigen. Dazu gehören auch ein festes Budget und eine Aufgabenliste für jede/n Beauftragte/n und Koordinator zur Verwaltung ihrer Zuständigkeiten.

Die unten aufgeführten Hilfsmittel sind empfohlene Vorlagen für den Einstieg.  Wählen Sie Bereiche aus, auf die Sie sich konzentrieren möchten.

Distriktbeauftragte/r für Kongresse

Distrikt-Governor-Team für Geschäftssitzungen/Wahlen

Beauftragte/r für Finanzen (und Anmeldung)

Gastgeberausschuss-Beauftragte/r und Gastgeberausschuss

Hilfsmittel für das Programmteam

Audiovisuelle Hilfsmittel

BEWERBEN Sie die Veranstaltung

Marketing-/Kommunikationshilfsmittel

callout section

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