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Come pianificare una convention distrettuale

Come pianificare una convention distrettuale

Il semplice processo di pianificazione degli eventi mostrato di seguito aiuterà il vostro team a organizzare una stupefacente convention per i Lions del vostro distretto. Collaborate con il team del governatore distrettuale che gestisce le attività del distretto che verranno svolte alla convention:  risoluzioni, rapporti ed elezioni, oltre alla premiazione dei risultati ottenuti dai Lions e dai club del distretto.   

La pianificazione di una convention include i seguenti componenti: persone, preparazione, pianificazione, programma e promozione.

La documentazione e i moduli campione forniti più avanti sono realizzati in un formato facilmente modificabile per adattarsi alle esigenze specifiche del vostro distretto. Molti di questi strumenti provengono da distretti che già organizzano convention di successo ogni anno.

PERSONE: il comitato della convention

Ci sono due gruppi principali: il team Business e il team Produzione. Di seguito sono elencati gli incarichi, per aiutarvi a costruire il vostro team:  una persona può assumere più di un incarico.  

Il team Business

  • Presidente della convention (DA-CNV JDCC) - funge da responsabile delle attività del governatore distrettuale per la convention.
  • Governatore distrettuale (DA-CNV JDDG)  -  come membro del comitato della convention, il suo ruolo specifico è quello di officer che presiede la riunione del team Business, offre i riconoscimenti ai Lions del distretto e introduce gli oratori e i relatori ospiti.  
  • Presidente addetto alle finanze (DA-CNV JDFC) - gestisce il budget e collabora con il resto del team per mantenere aggiornato e in ordine l'aspetto finanziario, dalla gestione delle registrazioni ai rapporti finali.
  • Presidente del Comitato ospitante (DA-CNV JDHCC)  - dirige e gestisce il gruppo di Lions locali desiderosi di accogliere gli altri Lions nelle proprie case e si occupa di fornire i volontari per l'evento.
  • Presidente addetto al marketing e alla comunicazione (DA-CNV JDMCC)  - questo Lion organizza e mette in pratica un piano di promozione, la segnaletica dell'evento e l'opuscolo della guida della convention.
  • Presidente addetto al programma (DA-CNV JDPC)  - dirige il team Produzione nella gestione della logistica di ciascuna parte del programma, dal ricevimento di apertura al discorso di chiusura.  

Il team Produzione

Il team Produzione è diretto dal Presidente addetto al programma della convention, che lavora a stretto contatto con il team Business per fornire i migliori oratori e intrattenitori, oltre agli eventi sociali.   Anche il comitato ospitante lavora a stretto contatto con questo team o ne assume direttamente il ruolo per coprire gli aspetti logistici di tutte le funzioni. 

  • Coordinatore addetto alle sessioni plenarie e Business  - è addetto alla logistica delle sessioni con molti partecipanti, a cui intervengono oratori ospiti e relatori.  Collabora direttamente con il governatore distrettuale per garantire che operazioni, risoluzioni ed elezioni del distretto siano conformi ai regolamenti internazionali e distrettuali.
  • Coordinatore addetto alle sessioni di gruppi e ai seminari - realizza workshop pertinenti per piccoli gruppi di Lions.  
  • Coordinatore addetto a ricevimenti, pranzi ed eventi di intrattenimento - coordina i menu e i pranzi a fini sociali, di riconoscimento o celebrativi.  Lavora a stretto contatto con il comitato ospitante per invitare grandi talenti locali che intrattengano i Lions del distretto.
  • Coordinatore addetto ad audio e video e specialista informatico  - dirige il team degli effetti speciali per luci, suono, video e presentazioni multimediali per aggiungere dinamicità a tutte le funzioni.   Agisce anche da supporto informatico e tecnico per lo staff della convention e assiste gli oratori ospiti per le presentazioni.
  • Coordinatore addetto alle raccolte fondi e ai progetti di service - si accerta che la raccolta di fondi sia efficace e divertente.
  • Coordinatore addetto ai programmi per gli accompagnatori - programma attività divertenti o gite per le famiglie e gli accompagnatori dei Lions, anche all'esterno della convention.

PREPARATE il team della convention

Procuratevi le informazioni che serviranno da guida per un evento di successo.  Richiedete feedback da chi ha partecipato o non ha partecipato a convention precedenti.

Questionari suggeriti:

Le risposte e i suggerimenti forniti dai Lions del distretto possono offrire al team un'opportunità per un brainstorming su nuove idee per il programma e la logistica della convention. 

Realizzate un PROGRAMMA rilevante per i Lions

Lavorate a stretto contatto con il governatore distrettuale per creare un programma che sia adatto ai Lions del distretto. Ispirate i Lions a tornare alle proprie comunità pieni di energia per fornire il service di cui la comunità ha bisogno, migliorare le proprie capacità di leadership e condividere il Lionismo con gli altri leader della comunità.    

Partendo dagli obiettivi stabiliti dal comitato per il vostro programma, iniziate il processo di pianificazione con gli strumenti e i suggerimenti forniti di seguito.  

PIANIFICATE una convention stupefacente!

Il vostro team è formato e pronto all'azione e i Lions del vostro distretto vi hanno fatto sapere cosa si aspettano di ottenere partecipando alla convention distrettuale.  I team Business e Produzione necessitano di un piano generale; una tempistica per mantenere le priorità stabilite, incluse quelle relative al budget e un elenco dei compiti che aiuti ciascun presidente e coordinatore a gestire le proprie responsabilità.

Gli strumenti seguenti sono modelli per suggerirvi come iniziare.  Scegliete quelli adatti alle aree su cui volete concentrarvi.

Presidente della convention

Sessione Business del governatore distrettuale/team delle elezioni

Presidente addetto alle finanze (e alle registrazioni)

Presidente del comitato e comitato ospitante

Strumenti per il team Programma

Strumenti per Audio/Video

PROMUOVETE l'evento

Strumenti per il marketing e la comunicazione

callout section

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