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如何规划区年会

如何规划区年会

以下概述的简单活动规划程序将协助您的团队为区狮友主办一场精采的年会。与总监团队合作,该团队会处理年会需要完成的区务:解决方案、报告和选举,以及表扬该区达成的狮子会和分会成就。

年会规划包括下列部分: 人员、准备、规划、活动和推广 

您可以轻松调整以下提供的文件和表格样本,以符合区的特定需求。许多工具都是由每年成功举办年会的区提供。

人员:年会委员会

主要分为两个团队:业务团队和制作团队。以下为建议的工作描述,可协助您建立您的团队。一个人可能会担任多项职位。

业务团队

  • 年会主席(DA-CNV JDCC)-担任总监的年会营运干部。
  • 总监(DA-CNV JDDG)-年会委员会成员中的特定角色,为业务会议的主持干部、表扬区狮友并接待演讲者和发言人。
  • 财务主席(DA-CNV JDFC)–业务范围包括管理报名到最终报告,管理预算并与团队中的其他成员合作跟踪财务情况,并确保一切有条不紊。
  • 主办委员会主席(DA-CNV JDHCC)–领导并管理渴望迎接来到其家乡之其他狮友的当地狮友,并提供完成准备的活动义工。
  • 行销与沟通主席(DA-CNV JDMCC)–此狮友负责规划和执行推广计划、活动标志和年会指引手册。
  • 活动主席(DA-CNV JDPC)–业务范围包括开幕接待会到闭幕特别演讲,领导制作团队处理所有活动的后勤作业。

制作团队

制作团队是由年会活动主席领导,与业务团队密切合作以提供最佳的演讲者、表演人员和会员活动。主办委员会也与此团队密切合作,或直接担任这些职位以负责所有活动的后勤层面。

  • 会员大会和业务大会助理-协助大型团队会议的特别来宾和特别演讲者进行后勤作业。直接与总监合作以确保根据国际政策和区政策进行区务、解决方案和选举。
  • 分组会议和研讨会助理–为小型团体中的狮友提供相关研讨会。
  • 宴会/餐会和娱乐活动助理–协调社交、表扬或庆祝等目的之活动的菜单和膳食。与主办委员会密切合作以提供优秀人才娱乐该区狮友。
  • 影音助理及资料专家–领导特效团队,包括灯光、音效、影片和媒体呈现,为所有活动增添活动。同时担任年会工作人员的电脑/技术支援,并协助演讲者进行简报。
  • 募款和服务方案助理-确保募款活动的趣味性
  • 伴侣活动助理–为狮友的家属或伴侣规划趣味活动或周边旅行,地点可能是会场以外。

准备年会团队

收集信息成为指向成功活动的定向指南针。取得先前年会出席者和未出席者的意见。

建议调查:

区狮友提供的回应和见解可为团队提供头脑风暴的机会,为年会活动和后勤作业提出新想法。

为狮友提供相关活动

与总监团队密切合作,建立与区狮友相关的活动。激励狮友将活力带回他们的社区,以提供需要的社区服务、提升其个人领导技巧,并与其他会员社区领导人分享狮子会精神。

从委员会为您的活动设定的目标,通过以下提供的秘诀和工具开始规划程序。

规划精采的年会活动!

您的团队已成立并准备大展身手,您的区狮友已通过出席区年会让您知道他们想要得到的是什么。业务团队和制作团队需要总体计划、用于排定适当的优先顺序(包括预算) 的时间表,以及协助每位主席和助理管理其责任的的工作清单。

以下工具为建议的范本,可协助您开始进行。请挑选和选择您想要专注的领域。

年会主席

总监业务大会/选举团队

财务主席(和报告)

主办委员会主席和主办委员会

活动团队工具

视听工具

推广活动

行销/沟通工具

callout section

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