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Cómo planificar una convención distrital

Cómo planificar una convención distrital

A continuación se describe un proceso sencillo de planificación de eventos que ayudará a que su equipo organice una convención fascinante para los Leones de su distrito. Trabaje con el equipo del gobernador de distrito, que maneja las operaciones del distrito que deben completarse en la convención:  resoluciones, informes y elecciones, y el reconocimiento de los logros de los leones y clubes del distrito.   

La planificación de la convención incluye estos componentes: personas, preparación, planificación, programa y promoción.

Los documentos y formularios de muestra que aparecen a continuación tienen un formato que usted podrá fácilmente adaptar a las necesidades específicas de su distrito. Muchos de estos recursos provienen de distritos que han celebrado convenciones exitosas año tras año.

PERSONAS: El Comité de Convenciones

Existen dos grupos principales: el equipo de gestión y el equipo de producción. A continuación se sugieren descripciones de las tareas para ayudarlo a formar su equipo.  Una persona puede ocupar más de un puesto.  

Equipo de gestión

  • El asesor de convenciones (DA-CNV JDCC): se desempeña como director de operaciones del gobernador de distrito para la convención.
  • Gobernador de distrito (DA-CNV JDDG): la función específica como miembro del comité de convenciones es la de presidir la reunión de trabajo, otorgar los reconocimientos a los Leones del distrito y dar la bienvenida a los ponentes y oradores invitados.  
  • Asesor de finanzas (DA-CNV JDFC): administra el presupuesto y trabaja con el resto del equipo para mantener las finanzas encarriladas y en orden, desde la gestión de los registros contables hasta los informes finales.
  • Presidente del Comité Anfitrión (DA-CNV JDHCC): lidera y organiza al grupo de Leones del área local que recibirá en sus hogares al resto de los Leones y facilita voluntarios dispuestos a ayudar en el evento.
  • Asesor de comunicación y marketing (DA-CNV JDMCC): este León diseña y ejecuta el plan de promoción, se encarga de los letreros del evento y del folleto guía de la convención.
  • Asesor de programa (DA-CNV JDPC): lidera el equipo de producción en la gestión de la logística de cada actividad del programa, desde la recepción de apertura hasta el discurso principal de cierre.  

El equipo de producción

El equipo de producción está dirigido por el asesor del programa de la convención, que trabaja estrechamente unido al equipo de gestión a fin de ofrecer los mejores oradores, artistas y eventos de camaradería.   El Comité Anfitrión también trabaja junto con este equipo o directamente en estos puestos para cubrir los aspectos logísticos de todas las actividades. 

  • Coordinador de las sesiones plenarias y de trabajo: colabora con la logística de las sesiones de grupos grandes que cuentan con oradores destacados y oradores invitados.  Trabaja directamente con el gobernador de distrito a fin de garantizar que las operaciones del distrito, las resoluciones y las elecciones se ajusten a la política internacional y del distrito.
  • Coordinador de seminarios y sesiones en grupos: ofrece talleres relevantes para los Leones en grupos pequeños.  
  • Coordinador de banquetes/comidas y actividades de entretenimiento: coordina los menús y las comidas que tienen un propósito, ya sea social, de reconocimiento o de celebración.  Trabaja en estrecha colaboración con el comité anfitrión para llevar a un gran talento local que entretenga a los Leones del distrito.
  • Coordinador de vídeo y audio, y especialista de datos: lidera el equipo de efectos especiales, incluida la iluminación, el sonido, las presentaciones en vídeo y multimedia para aportar dinamismo a todas las actividades.   También ofrece soporte técnico/informático al personal de la convención y asiste a los oradores invitados con las presentaciones.
  • Coordinador de proyectos de servicio y recaudación de fondos: garantiza que la recaudación de fondos sea una actividad divertida.
  • Coordinador de programa para acompañantes: planifica actividades de diversión o excursiones, que pueden ser fuera del lugar de la convención, para las familias y los acompañantes de los Leones.

PREPARE al equipo de la convención.

Reúna información que sirva como brújula que oriente hacia el éxito del evento.  Obtenga opiniones tanto de quienes asistieron a convenciones anteriores como de quienes no asistieron.

Encuestas sugeridas:

Las respuestas y los puntos de vista de los Leones del distrito pueden proporcionar al equipo la oportunidad de analizar nuevas ideas para el programa y la logística de la convención. 

Ofrezca un PROGRAMA relevante para los Leones.

Trabaje en colaboración estrecha con el equipo del gobernador de distrito para diseñar un programa que sea de interés para los Leones del distrito. Inspire a los Leones para que regresen a sus comunidades entusiasmados por prestar el servicio que la comunidad necesite, mejorar sus habilidades de liderato personales y compartir el Leonismo con otros compañeros líderes en la comunidad.    

A partir de las metas establecidas por el comité para su programa, comience el proceso de planificación con los consejos y los recursos que se enumeran más abajo.  

PLANIFIQUE una convención fascinante.

Su equipo está formado y listo para trabajar, y los Leones de su distrito le han hecho saber qué desean obtener al asistir a la convención distrital.  Los equipos de gestión y de producción necesitan un plan maestro, plazos para mantener las prioridades, incluido un presupuesto, y una lista de tareas para ayudar a que cada asesor y coordinador se haga cargo de sus responsabilidades.

A continuación encontrará sugerencias de plantillas que lo ayudarán a comenzar.  Seleccione las áreas en las que le gustaría centrarse.

Asesor de convenciones

Gobernador de distrito - Equipo electoral/sesión de trabajo

Asesor de finanzas (y registros contables)

Presidente del Comité Anfitrión y Comité Anfitrión

Recursos para el equipo de programas

Recursos audiovisuales

PROMOCIONE el evento

Recursos de marketing/comunicación

callout section

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