Lions Clubs Internationals medlemscenter   Lions onlineradio   |   Videor Videor
Hoppa till huvudinnehållet
Lions Clubs International Lions Clubs International
Hoppa till sidfot

Hur man planerar ett distriktsmöte

Hur man planerar ett distriktsmöte

Den enkla planeringsprocessen för evenemang som beskrivs nedan hjälper teamet att anordna ett fantastiskt möte för medlemmarna i distriktet. Samarbeta med distriktsguvernörens team, som hanterar distriktets affärer som tas upp på mötet:  resolutioner, rapporter och val, samt erkännanden för prestationer av medlemmar och klubbar i distriktet.   

Mötesplanering innefattar dessa komponenter: Folk, förberedelser, planering, program och marknadsföring

Dokument och exempel på formulär som finns nedan är i ett format som enkelt kan anpassas till distriktets specifika behov. Många av dessa verktyg kom från distrikt som redan har framgångsrika möten varje år.

Folk: Möteskommittén

Det handlar om två huvudgrupper: affärsteam och produktionsteam. Nedan finns förslag på jobbeskrivningar som hjälper dig bygga upp ett team.  En person kan inneha mer än en post.  

Affärsteamet

  • Mötesordföranden (DA-CNV JDCC) – fungerar som distriktsguvernörens driftstjänsteman för mötet.
  • Distriktsguvernör (DA-CNV JDDG) – en specifik roll som medlem av möteskommittén och den tjänsteman som leder affärsmötet, ger erkännande till distriktets medlemmar och är värd för gästtalare och presentatörer.  
  • Finansordförande (DA-CNV JDFC) – sköter budgeten och samarbetar med resten av teamet för att hålla kontroll och ordning på finanserna, från att ansvara för registrering till slutrapportering.
  • Ordförande i värdkommittén (DA-CNV JDHCC)  – leder och fördelar arbetet för den grupp lokala medlemmar som ivrigt välkomnar resten av medlemmarna till sina hem och tillhandahåller arbetssugna frivilliga för evenemanget.
  • Marknads- och kommunikationsordförande (DA-CNV JDMCC)  – denna medlem planerar och tar fram en marknadsplan, evenemangsskyltar och programbroschyr för mötet.
  • Programordförande (DA-CNV JDPC)  – leder produktionsteamet som hanterar logistiken för alla programevenemang, från öppningsmottagning till avslutningstalet.  

Produktionsteamet

Produktionsteamet leds av Programordföranden, som har ett nära samarbete med affärsteamet för att ta fram de bästa talarna, underhållarna och kamratskapande evenemangen.   Värdkommittén har också ett nära samarbete med detta team eller arbetar direkt på dessa poster för att lösa logistiken kring alla evenemang. 

  • Koordinator för plenar- och affärssessioner – hjälper till med logistiken kring de stora gruppsessionerna med gäst- och huvudtalare.  Arbetar direkt under distriktsguvernören för att se till att distriktets affärer, resolutioner och val sköts enligt vår internationella och distriktspolicy.
  • Koordinator för separata sessioner och seminarier – anordnar relevanta seminarier för medlemmar i mindre grupper.  
  • Koordinator för bankett/måltider och underhållning – koordinerar menyer och måltider utifrån syftet, social, erkännande eller firande.  Arbetar i nära samarbete med värdkommittén för att ta fram duktiga lokala talanger för att underhålla distriktets medlemmar.
  • Audio/videokoordinator och dataspecialist  –  leder teamet för specialeffekter såsom ljus, ljud, video- och mediapresentationer för att sätta lite fräs på alla evenemang.   Ger också data-/teknisk support till mötespersonalen och hjälper gästtalare med presentationer.
  • Koordinator för insamlings- och serviceprojekt – ser till att insamling är en aktivitet man gärna samlas kring.
  • Koordinator för partnerprogram – planerar roliga aktiviteter eller utflykter vid sidan om för medlemmars familjer och partner, som kan äga rum på andra platser.

FÖRBERED mötesteamet

Samla information som kan ge kompassriktningen för ett lyckat evenemang.  Se till att få återkoppling från både deltagare och andra för tidigare möten.

Enkätförslag:

Svar och kommentarer från distriktets medlemmar kan ge teamet möjlighet att bolla nya idéer för mötesprogrammet och logistiken. 

Ta fram ett relevant PROGRAM för medlemmarna

Ha ett nära samarbete med distriktsguvernörens team för att skapa ett program som är relevant för distriktets medlemmar. Inspirera dem att återvända till sina hemorter fyllda med ny energi för att ge den service som där, förbättra sina personliga ledarfärdigheter och sprida lionandan till andra ledare på hemorten.    

Utifrån de mål som kommittén satt upp för programmet kan ni starta en planeringsprocessen med de tips och verktyg som finns nedan.  

PLANERA ett fantastiskt mötesevenemang!

Teamet är bildat och redo att agera, och distriktets medlemmar har berättat vad de vill få ut av att delta i distriktsmötet.  Affärs- och produktionsteamen behöver en huvudplan, ett tidsschema för att kunna göra prioriteringar, inklusive en budget, och en uppgiftslista som hjälp till alla ordförande och koordinatorer för att hantera sina ansvarsområden.

Verktygen nedan är mallförslag för att hjälpa dig komma igång.  Välj de områden du vill sätta fokus på.

Kongressordförande

Distriktsguvernörens affärssession/valteam

Finansordförande (och registrering)

Värdkommittéordförande och värdkommitté

Verktyg för programteamet

Audiovisuella verktyg

MARKNADSFÖR evenemanget

Marknads-/kommunikationsverktyg

callout section

Hoppa till toppen