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如何規劃區年會

如何規劃區年會

以下概述的簡單活動規劃程序將協助您的團隊為區獅友主辦一場精采的年會。與總監團隊合作,該團隊會處理年會需要完成的區務:解決方案、報告和選舉,以及表揚該區達成的獅子會和分會成就。   

年會規劃包括下列部分:人員、準備、規劃、活動和推廣

您可以輕鬆調整以下提供的文件和表格樣本,以符合區的特定需求。許多工具都是由每年成功舉辦年會的區提供。

人員:年會委員會

主要分為兩個團隊:業務團隊和製作團隊。以下為建議的工作描述,可協助您建立您的團隊。一個人可能會擔任多項職位。

業務團隊

  • 年會主席 (DA-CNV JDCC) - 擔任總監的年會營運幹部。
  • 總監 (DA-CNV JDDG)  -  年會委員會成員中的特定角色,為業務會議的主持幹部、表揚區獅友並接待演講者和發言人。  
  • 財務主席 (DA-CNV JDFC) – 業務範圍包括管理報名到最終報告,管理預算並與團隊中的其他成員合作追蹤財務情況,並確保一切有條不紊。
  • 主辦委員會主席 (DA-CNV JDHCC)  – 領導並管理渴望迎接來到其家鄉之其他獅友的當地獅友,並提供完成準備的活動義工。
  • 行銷與溝通主席 (DA-CNV JDMCC)  – 此獅友負責規劃和執行推廣計劃、活動標誌和年會指引手冊。
  • 活動主席 (DA-CNV JDPC)  – 業務範圍包括開幕接待會到閉幕特別演講,領導製作團隊處理所有活動的後勤作業。  

製作團隊

製作團隊是由年會活動主席領導,與業務團隊密切合作以提供最佳的演講者、表演人員和會員活動。   主辦委員會也與此團隊密切合作,或直接擔任這些職位以負責所有活動的後勤層面。 

  • 會員大會和業務大會助理  - 協助大型團隊會議的特別來賓和特別演講者進行後勤作業。直接與總監合作以確保根據國際政策和區政策進行區務、解決方案和選舉。
  • 分組會議和研討會助理 – 為小型團體中的獅友提供相關研討會。  
  • 宴會/餐會和娛樂活動助理 – 協調社交、表揚或慶祝等目的之活動的菜單和膳食。與主辦委員會密切合作以提供優秀人才娛樂該區獅友。
  • 影音助理及資料專家  –  領導特效團隊,包括燈光、音效、影片和媒體呈現,為所有活動增添活動。   同時擔任年會工作人員的電腦/技術支援,並協助演講者進行簡報。
  • 募款和服務方案助理 - 確保募款活動的趣味性
  • 伴侶活動助理 – 為獅友的家屬或伴侶規劃趣味活動或週邊旅行,地點可能是會場以外。

準備年會團隊

收集資訊成為指向成功活動的定向指南針。取得先前年會出席者和未出席者的意見。

建議調查:

區獅友提供的回應和見解可為團隊提供腦筋激盪的機會,為年會活動和後勤作業提出新想法。 

為獅友提供相關活動

與總監團隊密切合作,建立與區獅友相關的活動。激勵獅友將活力帶回他們的社區,以提供需要的社區服務、提升其個人領導技巧,並與其他會員社區領導人分享獅子會精神。    

從委員會為您的活動設定的目標,透過以下提供的秘訣和工具開始規劃程序。  

規劃精采的年會活動!

您的團隊已成立並準備大展身手,您的區獅友已透過出席區年會讓您知道他們想要得到的是什麼。業務團隊和製作團隊需要總體計劃、用於排定適當的優先順序 (包括預算) 的時間表,以及協助每位主席和助理管理其責任的的工作清單。

以下工具為建議的範本,可協助您開始進行。請挑選和選擇您想要專注的領域。

年會主席

總監業務大會/選舉團隊

財務主席 (和報告)

主辦委員會主席和主辦委員會

活動團隊工具

視聽工具

推廣活動

行銷/溝通工具

callout section

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