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公關方法

公關方法

我如何與大眾分享獅子會的訊息?

結合下列公關工具和資源,與媒體和社區成員分享訊息。

分會事實

分會事實會將您的分會背景資訊提供給記者。在所有的新聞稿中加入事實。也可以在社區的活動中分發這張事實表。

成立分會宣傳冊

您可以在社區活動中分發這份宣傳冊 – 或是當有人表現出成為獅友的意願時。請造訪我們的刊物頁面,下載此宣傳冊可自訂的 PDF 或 Microsoft Word 版本。

新聞稿

新聞的前兩段會回答六個重要問題:何人?何事?何時?何地?為什麼及如何執行?下段則依重要性的次序排列,最重要的在最前面。簡單明瞭陳述事實的新聞稿有較高之發表機會。下列方法可增加媒體報導的機會:

  • 確認事件具有新聞價值。
  • 保持段落和句子簡潔,集中於一個主題。
  • 使用引言來強化基本資訊。引言時務必要註明人名和標題。
  • 將適當的聯絡人姓名加入頁面上方,並附上白天的聯絡電話和電子郵件地址。
  • 遵照新聞稿標準格式 (請參閱本指南最後的新聞稿格式範例,請造訪新聞稿範例頁面,下載預先格式化的填空式新聞稿)。
  • 至少要在活動的兩週之前,將新聞稿發佈給您媒體清單中與此報導類型有關的編輯、記者和新聞總編。
  • 如果您有一個重要報導,請在活動的前一週追蹤每個媒體機構。回答他們的問題,並了解刊登照片的可能性。以肯定及熱心的態度向他們解釋讀者一定會感興趣的原因。

若新聞稿無法表現出整個故事,請致電貴地之媒體機構,建議記者或編輯報導特別的故事。如報導貴社區義工重要性的故事,比報導特別事件或活動,更能引起記者的報導。

訪談與公開演講

一個得體的分會發言人應當充滿熱情自信,隨時準備提供正確資訊。成功的訪談祕訣如下:

  • 了解您的事實。對於媒體資料上的人、事、時、物、地等清楚的知道,並能更進一步的解釋。
  • 準備重要訊息要點。回答問題時不要只簡單地回答「是」或「否」,而是以訪問者的問題做為您提供重要訊息的橋樑。受訪前事先練習。在 LCI 網站上檢閱總會的重要訊息,使其與您的分會訊息相呼應。
  • 回答簡潔有力。受訪時,應能儘早將重點以清楚而簡短的幾句話標出。如果不知道答案,告訴他們找到答案後會立刻答覆。
  • 經常提到您的分會名稱。避免只說「我」或「我們」。
  • 觀看自己的發言。避免「非正式」的評論。
  • 服裝穿著得宜。應經常佩戴獅子徽章。上電視時應避免穿著條紋、白色襯衫、粗俗的花色或帶太多的首飾。
  • 保持微笑。要能健談!讓新聞記者得到您以身為獅友為榮的印象。

活動後之宣傳

透過下列方式報告您的活動和社區募款活動成果:

  • 新聞稿。準備一頁簡短的新聞稿,將重點放在方案的成果。附上照片。
  • 寫給編輯的信件。寫一封感謝函給社區。
  • 展示廣告。考慮刊登小型廣告感謝社區的支持。許多報紙為非營利機構的廣告打折扣。有些報社將未賣出的廣告欄,讓非營利機構免費刊登。

公共服務宣導 (PSA)

PSA 是在廣播和電視台免費播送的簡短訊息 (10、15 或 30 秒),它是社區服務的一部分。內容必須有利社區而不是有利分會。

國際獅子會 PSA 涵蓋各種主題,分會可免費取得,包括 MPEG 格式的廣播品質的 PSA 專供電視台下載。

撰寫 PSA,簡短與清晰是最重要的,因為您最長只有 10-30 秒時間來傳達您的訊息。貴分會之防盲訊息、服務青少年、籌款等有利社區及民眾的活動皆適合宣傳。PSA 必須要:

  • 受到聽眾注意。
  • 顯示聽眾從事您所建議的活動有甚麼好處。
  • 告訴聽眾去哪裡、做甚麼、何時去做以及需要更多資訊時要聯絡誰。

一般情形,10 秒鐘大約 20 字,30 秒鐘則有 65 字。

聯絡您當地電視台或廣播電台的新聞或公共服務主管,以了解其節目表和協助您製作時的所需格式。電台通常為非營利機關的製作打折扣。

公共電視台

公共電視台播放 PSA、播放分會活動影片、將分會活動刊登在社區公佈欄,並且讓分會會員參與社區談話性節目。請與當地的有線電視台公共服務主任詢問傳達貴分會活動訊息之機會。

視訊節目

在社區活動以及會晤其他社區團體時展現 LQ 獅子會季刊視訊雜誌或 PSA 等視訊。從獅子會新聞網路 (LNN) 觀賞與訂閱影片。您也可以在 YouTube 觀賞影片並從 iTunes 下載 LQ。

網站和社交網站

網站和社交網站是讓大眾知道您分會的絕佳方式。使用電子分會會所建立分會網站,其中包含易於使用的範本和免費主機。設立網站之後,重要的是必須隨時更新資料,並且該網站地址須列入您的宣傳資料。

TwitterYouTubeFacebookMySpaceLinkedInFlickr 等社交網站都是很棒的分會宣傳方式。讓分會會員適應社交網站,建立並定期管理這些網站的分會頁面。包含聯絡資訊,最近舉行方案之照片,目標宣言及最近將舉行的清單。

書面推廣資料

用於推廣活動的書面資料應:

  • 答案:對象、目的、時機、地點和原因。
  • 使用清楚具體的語言並只納入必要資訊。
  • 要有吸引力,使用雷射印表機或專業印刷方式印製。
  • 使用粗體、可輕鬆閱讀的字體。
  • 以醒目方式刊載您的分會名稱、聯絡人資訊和獅子會標誌。

由於獅子會為非營利組織,當您製作宣傳單及海報,可與印刷商或影印商店交涉要求給予折扣價。

請分會會員在您地區的公佈欄、圖書館、店家櫥窗、公車站等處張貼傳單和海報,請當地的企業和政府機關將其提供給客戶。

照片

照片可讓您的分會公佈欄和推廣材料更引人注目,應連同新聞稿一起發給報紙。展示分會活動以及您在社區活動提供協助的照片。以下是拍攝照片的要訣:

  • 可能的話請使用數位相機。數位照片容易存檔及寄出。將數位照片以附件寄出。請勿以剪下貼上方式將照片貼入電子郵件。
  • 僅使用對焦清楚的照片。
  • 拍攝自然的照片,而非刻意擺姿勢的照片。擺姿勢的團體照可能用於分會公佈欄,自然隨興的照片有趣多了。許多刊物不愛採用擺姿勢的照片。
  • 如果您必須要讓大家擺姿勢,設法讓被拍攝者做某些事,使照片看起來盡可能自然。謹慎調整照片畫面,以防入鏡者被畫面切到。
  • 盡可能就近拍攝動作。
  • 限制人數,不要納入過多背景。
  • 多拍攝一些照片,並從中選取最佳照片。
  • 電洽您當地報社,詢問其是否接受電子照片,以及所要求的照片格式。
  • 使用提交照片表格將照片提交給國際總部。

若要取得許可以公佈您分會所拍攝的照片,請下載我們的照片/影片授權表格兒童照片/影片授權表格

獅子雜誌

提交文章和照片給獅子雜誌,以獲得全國民眾對您分會服務活動的認同。獅子雜誌雖然不能把所有收到的活動文章都登出來。下列方法可增加您的文章被刊登的機會:

  • 提交貴分會完整服務方案或募款活動的詳細資訊,包括對象、目的、地點、時機、原因和方式。
  • 請勿傳送網際網路專用的影像格式。因為它會太小而且解析度不夠,不能用於獅子雜誌。
  • 加入獅友參與方案時清晰、自然、生動的照片。照片上的人物應可清楚的辨認。
  • 請勿傳送「握手並露齒微笑」的照片 (例如握手、捐贈支票等)。
  • 將熟悉方案的聯絡人姓名、地址、白天聯絡電話和/或電子郵件地址加入。

將符合這些規定的故事和照片提交至獅子雜誌,地址是 300 W 22nd Street, Oak Brook, IL 60523 USA 或傳送電子郵件。通常,選上的照片最多要一年才會刊登。

其他公關方法

有許多方法可讓社區得知您的分會及其活動。如果您的分會輔導社區活動:

  • 要求將資訊張貼在您的社區網站或留言板。
  • 發放有關您分會和其活動的傳單或宣傳冊。若是募款活動,須另附說明募款用途的資訊。
  • 在所有材料和活動中,以明顯的方式展示獅子會標誌和分會名稱。

即使您的分會沒有特殊活動計劃,您還是可以:

  • 穿戴您的分會徽章和服裝。
  • 在分會當地電話簿和社區通訊錄中列出您的分會,以及聯絡人和電話號碼。資訊須隨時保持正確。
  • 將您的分會相關資訊放在當地機構或商會所提供的「歡迎參觀社區」資料袋。
  • 邀請社區組織在分會會議中簡報他們的活動相關資訊。
  • 在圖書館或社區中心展示當地的和平海報。
  • 請政府和學校在區刊物加入您的分會資訊,尤其是您所參與的社區或學校方案,如和平海報比賽視力糖尿病篩檢或建立育樂中心等。
  • 將高速公路標誌或建造者放在您的社區外。但須經常維護。標誌牌可向分會用品販賣部門購買。
  • 為您當地的圖書館捐贈訂閱《獅子雜誌》。請聯絡獅子雜誌部門以取得訂購資訊。

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